TaskPlaza

TaskPlaza on osa muotoiluopintojeni käyttöliittymäkurssia Savonia-ammattikorkeakoulussa. Kurssin tavoitteena oli suunnitella käyttöliittymä, joka vastaa omassa arjessa havaittuun tarpeeseen. Projektissa opeteltiin käyttöliittymäsuunnittelun perusteita, käyttäjälähtöistä ajattelua sekä Figma-prototyökalun käyttöä.

Valitsin aiheekseni vapaaehtoistyön organisoinnin, koska olin havainnut siihen liittyviä haasteita esimerkiksi yhdistystoiminnassa. Projektin tavoitteena oli yhdistää palvelumuotoilun vaiheita ja käyttöliittymäsuunnittelua selkeäksi, käytännönläheiseksi konseptiksi.

Mitä?

TaskPlaza on verkkosivulle liitettävä lisäosa, joka helpottaa vapaaehtoistyön organisointia. Sen avulla voi luoda, jakaa ja hallita tehtäviä, viestiä osallistujien kanssa ja seurata työn etenemistä.

TaskPlaza on suunniteltu sekä järjestäjän että vapaaehtoisen näkökulmasta, ja se tukee yksittäisiä tapahtumia sekä jatkuvaa vapaaehtoistoimintaa.

Miksi?

Vapaaehtoistoiminta on usein hajanaista ja kuormittavaa – tehtäviä jaetaan eri kanavissa, osallistumiset unohtuvat, ja vastuut jäävät epäselviksi.

TaskPlaza selkeyttää tätä kokonaisuutta tuomalla tehtävien hallinnan, ilmoittautumisen, viestinnän ja seurannan yhteen paikkaan.

Järjestäjälle se tarjoaa hallinnan tunnetta: kuka tekee mitä, milloin ja missä vaiheessa mennään.
Ilmoittautujalle se tarjoaa helpon ja varman tavan osallistua – ilman viestitulvaa, kirjautumisia tai epäselviä ohjeita.

Kenelle?

Järjestäjille: kuten yhdistysten tai tapahtumien vastuuhenkilöille, jotka tarvitsevat helpon tavan jakaa tehtäviä, viestiä osallistujille ja varmistaa, että asiat tulevat hoidetuiksi.

Vapaaehtoisille: erityisesti uusille tai satunnaisesti osallistuville, jotka kaipaavat selkeitä ohjeita, näkyvyyttä vastuisiin ja helppoa tapaa osallistua – ilman erillisiä kirjautumisia tai sovelluksia.

Muotoilun vaiheet

1. LÖYDÄ

Projektin lähtökohtana oli itse havaitsemani ongelma yhdistystoiminnassa ja tapahtumien järjestämisessä: vapaaehtoistyön koordinointi on hajanaista, aikaa vievää ja helposti kuormittavaa. Tehtävien jako tapahtui usein eri viestikanavissa, osallistumisia unohtui ja kokonaisuus jäi epäselväksi.

Lähdin syventämään tätä havaintoa Löydä-vaiheessa, jossa hyödynsin useita menetelmiä:

Benchmarkkaus, jolla kartoitin olemassa olevia työkaluja ja niiden rajoitteita
Netnografista tutkimus, jossa tarkastelin yhteisöjen tapoja organisoida vapaaehtoistyötä internetistä
Teemahaastattelua jonka toteutin vapaaehtoistyöntekijän näkökulmasta, saadakseni ymmärrystä osallistujan motiiveista, kipupisteistä ja odotuksista

Näiden pohjalta muotoutui kokonaisvaltainen käsitys siitä, millainen tarve kentällä on, kenelle palvelua suunnitellaan ja mitä ongelmaa lähdetään ratkaisemaan.

Olemassa olevat työkalut (esim. projektinhallintaohjelmat ja lomaketyökalut) eivät sovellu suoraan vapaaehtoistyön tarpeisiin – ne ovat usein liian raskaita, monimutkaisia tai vaativat kirjautumista.

Toimintatavat yhteisöissä ovat sirpaloituneita: viestintä tapahtuu hajanaisissa kanavissa, kuten puhelimella, WhatsApp-ryhmissä tai sähköpostilla, mikä tekee seurannasta vaikeaa.

Osallistumiskynnys on korkea: satunnaisten vapaaehtoisten on vaikea saada näkyvyyttä tehtäviin tai ymmärtää, miten voi osallistua.

2. MÄÄRITÄ

Löydä-vaiheen pohjalta lähdin tarkentamaan, kenelle palvelua suunnitellaan ja mitä ongelmaa sillä ratkaistaan. Tässä vaiheessa käytin useita palvelumuotoilun menetelmiä syventääkseni ymmärrystä sekä käyttäjistä että markkinatilanteesta.

Aloitin laatimalla kaksi käyttäjäpersoonaa: järjestäjän ja vapaaehtoisen. Persoonatyöskentelyn avulla kuvailin molempien roolien tavoitteet, tarpeet ja haasteet sekä heidän toimintaympäristönsä – kuten käytettävissä olevat resurssit, viestintäkanavat ja arjen realiteetit – jotka vaikuttavat siihen, millainen palvelu on heille toimiva ja käyttökelpoinen.

Tämän jälkeen rakensin käyttäjäpolun, joka havainnollistaa palvelun käyttöä vaihe vaiheelta käyttäjän näkökulmasta. Polun avulla tunnistin kriittiset hetket, joissa käyttäjäkokemus usein katkeaa tai kuormittuu – kuten tehtävien jakaminen, ilmoittautuminen ja viestintä. Nämä havainnot ohjasivat tulevaa ideointia ja prototypointia kohti olennaisia kipupisteitä.

Koska kurssitehtävän arviointikriteereissä painotettiin myös idean uniikkiutta, hyödynsin tässä vaiheessa benchmarkkausta kartoittaakseni, millaisia samankaltaisia työkaluja markkinoilla jo on. Vertailin niiden keskeisiä ominaisuuksia ja käyttötarkoituksia (esim. kirjautumistarve, brändäysmahdollisuudet, hallittavuus) ja tunnistin, että vapaaehtoistoimintaan suunnattuja, kevyesti integroitavia ratkaisuja oli hyvin vähän.

Benchmark-analyysin pohjalta laadin asemointikartan (nelikenttäanalyysi), joka visualisoi TaskPlazan sijainnin suhteessa muihin ratkaisuihin. Tämä auttoi selkiyttämään, miten konsepti sijoittuu kilpailukenttään – ja miten se erottuu edukseen.

Kaksi ydinkäyttäjää tunnistettu:
→ Järjestäjä tarvitsee hallintaa, selkeyttä ja kokonaiskuvaa
→ Vapaaehtoinen kaipaa helppoutta, matalaa osallistumiskynnystä ja ymmärrettäviä tehtäviä

Käyttäjäpolku auttoi tunnistamaan kriittiset vaiheet, joissa kokemus helposti katkeaa: tehtävien jako, ilmoittautuminen ja viestintä

TaskPlazan erottuvuus:
→ Kevyt, helposti verkkosivuun liitettävä, brändättävä ja toimii ilman kirjautumista
→ Suunniteltu erityisesti vapaaehtoistoiminnan kontekstiin, toisin kuin kilpailijat

Asemointikartta osoitti markkinaraon:
→ TaskPlaza sijoittuu raskaiden työkalujen ja yksinkertaisten lomakkeiden väliin – selkeästi omalle paikalleen

Serviceblueprint

palvelupolku_TaskPlaza_ux_srviceblueprint_ux

Palvelupolun hahmottaminen ennen konseptointia

Laadin service blueprintin ennen ensimmäisten rautalankamallien piirtämistä, jotta saisin kokonaisvaltaisen kuvan TaskPlaza-palvelun toiminnasta, käyttäjärooleista ja taustaprosesseista.

Blueprint auttoi tunnistamaan keskeiset vaiheet, kontaktipisteet ja järjestäjän sekä vapaaehtoisen kokemuksen kannalta kriittiset hetket. Näin pystyin suunnittelemaan palvelukonseptia johdonmukaisemmin, aidosti käyttäjälähtöisesti ja huomioimaan myös tekniset ja organisatoriset reunaehdot jo varhaisessa vaiheessa.

3. IDEOI

Ideointivaiheessa jalostin TaskPlaza-lisäosan toiminnallisuudet konkreettiseksi rautalankamalliksi, jota testasin muilla opiskelijoilla ennen Figma-työskentelyä.

Laadin keskeiset näkymät (esim. tehtävien luonti, dashboard, viestintä ja vapaaehtoisen näkymä) yksinkertaisina wireframeina ja testasin niitä kurssikavereilla. Palautteen avulla tunnistin muun muassa näkymien ylikuormittumista ja epäselviä toimintoja.

Samalla kirkastin konseptin ydintä: TaskPlaza tarjoaa helppokäyttöisen ja brändättävän alustan vapaaehtoistehtävien organisointiin. Jäsensin toiminnot modulaarisiksi kokonaisuuksiksi (esim. perustoiminnot vs. CRM-seuranta).

Tässä vaiheessa aloitin myös visuaalisen ilmeen suunnittelun. Valitsin värit ja typografian (Poppins ja Kalam), jotka tukevat selkeyttä ja luottamusta – valmiina siirtymään Figmaan.

Ideointi- ja testausvaiheen yhdistelmä loi luotettavan pohjan Figma‑prototyypille. Rautalankamalli konkretisoi ajatukset, palaute testauksesta toi käyttäjänäkökulman ja vision, josta loin kevyen graafisen ilmeen.

Näiden avulla varmistin, että Figma-prototyyppi tulee olemaan sekä käyttäjäystävällinen että brändillisesti vahva.

Organize easily and lead your voluntees tasks

4. TESTAA JA TOTEUTA

Kun käyttäjäpolku oli hahmoteltu Illustratorilla, etenin testaamiseen ja prototyypin toteutukseen. Käytin palvelupolkukaaviota kuvamaan käyttäjän kokemuksen kulun ja sen tuomat hyödyt — esimerkiksi kuinka tehtävän vastaanotto, viestintä ja tehtävien seuranta sujuvat saumattomasti.

Seuraavaksi siirryin Figmaan. Vaikka olin aiemmin käyttänyt Adobe XD:tä verkkosivustojen prototypointiin, Figma oli minulle täysin uusi työkalu. Tämä vaihe oli siksi myös oppimiskokemus: opin Figma‑perusteet, kuten komponenttien hyödyntämisen, interaktiivisten prototyyppien luomisen ja yhteistyöominaisuudet. Näin sain prototyypin käyttökelpoiseksi ja esitettäväksi, ja pystyin varautumaan loppupalautteen perusteella tehtäviin muutoksiin.